在谷歌文档中使用协作工具的完整指南

你不再需要在同事之间来回发送Word文档来完成工作。你可以，但有了像谷歌文档这样基于网络的文字处理器，合作和沟通就变得轻而易举。

在该软件中，你会发现各种工具和功能，帮助你保持更新，不受对方的影响。在这篇文章中，你会发现一个完整的指南来使用Google Docs中的这些工具。

如何在谷歌文档中提及他人并使用评论

为了简化你的团队的反馈和协作，以下是在谷歌文档中提及他人和有效使用评论的方法。

要在谷歌文档的任何地方提到一个联系人，请输入@并继续输入他们的电子邮件地址。如果你已经把他们作为联系人保存在你的谷歌账户中，当你这样做的时候，他们的名字就会出现在一个列表中。在那里，你可以点击他们的名字来完成添加他们。

在文档中提到他们不会给他们发送通知，但它会创建一个标签，你可以将鼠标悬停在上面，看到一个带有快捷键的联系卡，可以给他们发送电子邮件，创建或安排会面，或查看你最近的谷歌互动。

评论会提示你的同事，把他们的注意力转向你的共享文档。要使用评论：

1. 突出显示你想留下评论的文本或媒体。

2. 你的文档右边会出现一个工具条。在那里，选择带有加号的蓝色语音图标。另外，你也可以在顶部的工具栏中找到这个灰色的符号，或者通过右键点击来获得其他选项的列表。

3. 一个评论面板将出现。在字段中输入你的想法，使用@和电子邮件地址来添加你的同事。

4. 当你准备好分享时，点击评论，你的注释就会出现在文档中。任何在其中被标记的人都会收到一个通知。任何能够访问该文件的人都可以查看并添加他们的想法。

为了防止评论杂乱无章，你可以在阅读完它们或完成任何相关的任务后解决它们。要做到这一点，点击线程标题中的复选标记。这个动作将隐藏注释，但你可以通过访问你的历史记录来访问和恢复谷歌文档中已解决的注释。你可以通过选择屏幕右上角的语音图标找到它。

在协作工作中，有时提出建议而不是修改是有益的。与其用逐字逐句的方式呼唤你的同事，或者翻阅你的文档的历史版本，你可以在Google Docs中使用建议模式进行修改。要做到这一点：

1. 突出显示你所参考的文本或媒体。

2. 在你的文件的右边会出现一个工具栏。在那里，选择带有铅笔的绿色语音图标。另外，你也可以通过点击工具栏上的铅笔图标或右键点击来切换不同的模式，以获得额外的选项列表。

3. 一旦你进入建议模式，你所做的任何编辑都会以建议的形式出现，而你所替换的文本仍会以绿色删除线的形式显示出来。评论框将显示在右侧，反映出任何建议的修改。

4. 当你准备好时，在一个或多个评论线程中标记你想建议修改的同事，并点击Replay发送通知。

当你准备回到编辑模式时，右击并从列表中选择选项，或者点击工具栏右侧的建议模式图标。

如果你在审查别人的建议，你可以点击评论框来审查它们。当你这样做时，点击线程顶部的复选标记表示接受，点击X表示拒绝。接受修改将把你的同事的编辑放入文件中。你也可以在线程上给他们留下评论，就特定的项目进行来回沟通。

找到你的文档通知设置的一个快速方法是使用屏幕右上角的语音图标。一旦你打开面板，点击铃铛图标，打开设置菜单。在这里，你可以调整你收到的评论和编辑的通知类型。

对于评论，你可以选择加入所有的评论，只加入别人提到你的评论，或者不加入。如果你选择没有，你仍然会得到一个视觉指示，但你不会收到通知或电子邮件。有了这个，你就需要特别注意，以确保你不会错过同事的更新。

对于编辑，你可以选择在每次有人对文档进行修改时收到通知，也可以选择不接受任何通知。但你仍然可以在你的文档的版本历史中看到谁修改了什么。

由于你在与他人合作，你最好有一份文件的备份，以防有人不小心删除或写掉重要信息。在你的屏幕顶部，有一个超链接，说明最近一次编辑发生的时间。点击它，你会看到以前的工作会议的备份和发生的变化。

使用版本历史是很方便的，因为你可以在不清楚的情况下看到别人的改动。另外，如果你对当前的文件不满意，或者出了问题，你可以恢复到以前的版本。

值得庆幸的是，当涉及到了解你的同事是否正在编辑一个文件时，谷歌为你提供了保障。如果他们和你一起在工作区，他们的个人资料图片会出现在你屏幕的顶部，并有一个彩色边框。如果他们在那里，但不活动，它就会出现褪色。

你也可以通过查看他们的光标，在相应的颜色中看到他们的确切位置。这样，你可以避免重叠，或者如果你喜欢单独工作，可以晚点再来。

多亏了Google Docs，与你的同事合作是一件很容易的事。你可以对文件做出贡献或提出编辑建议。此外，还有很多功能，如自定义通知设置、版本历史和实时更新，以保持你的工作流程顺利和稳定。

本文地址：https://www.kkgcn.com/16110.html
版权声明：文章仅代表作者观点，版权归原作者所有，欢迎分享本文，转载请保留出处！