如何在Microsoft Outlook中使用Quick Steps（快速步骤）

Microsoft Outlook是很多人最喜欢的电子邮件客户端。它很容易使用，有很多提高生产力的功能，在企业环境中经常使用。你经常在Outlook中重复进行一天的操作。

幸运的是，微软已经包含了一个很好的提高生产力的功能，称为Quick Steps，以帮助自动化一系列的步骤。接下来，我们将告诉你什么是 "快速步骤"，以及你如何充分利用它来提高Outlook的效率。

 

什么是Microsoft Outlook中的快速步骤？

Quick Steps是Outlook 2013及以后版本中的一个易于使用的生产力功能。它使得快速自动化一系列的多个重复性动作成为可能。自动执行这些任务的额外好处是，可以更容易地同时管理众多的邮箱，同时也为你每天节省宝贵的时间。

你可以在不同的情况下使用快速步骤。一个日常使用的案例可能是自动将一封邮件移到一个特定的文件夹中，同时将一封邮件转发给同事，并将其标记为关键，只需一次点击。

默认情况下，Microsoft Outlook为您提供了一些常用的快速操作。你可以按原样使用它们，或根据你的需要定制默认的快速步骤。如果这还不够，你可以创建一个自定义的快速步骤来加强你的日常工作流程。

在Microsoft Outlook中使用默认的快速步骤

在 Microsoft Outlook 上，你可以轻松使用默认的快速步骤。 Outlook 中有四个预定义的快速步骤（作为 Office 365 的一部分）：移至、至经理、团队电子邮件以及回复和删除。

你必须先使用正确的收件人电子邮件地址和首选文件夹配置它们，然后才能首次使用它们。 要使用“移动到快速步骤”，请按照以下步骤操作：

1. 从 "主页 "标签，点击 "快速步骤 "部分的 "移至"。

 

2. 在 "首次设置 "对话框中，选择你要移动邮件的文件夹，如果需要的话，重命名快速步骤。

3. 点击 "保存"，你就可以快速移动邮件了。

4. 选择你要移动到另一个文件夹的邮件，并点击主选项卡中保存的快速步骤。Outlook将直接把邮件移到配置的文件夹中。

你也可以用类似的方式来配置其他默认的快速步骤。

如何在Microsoft Outlook中创建一个自定义的快速步骤

如果你发现默认的 "快速步骤 "无法适应你的工作流程，你可以轻松地创建一个自定义的 "快速步骤"。它可以只是一个简单的动作，如删除或转发电子邮件，也可以是一系列的动作，如将电子邮件转发给同事，然后将其移到一个专门的文件夹中。

设置完成后，你只需单击一下即可自动执行这些严格的任务。 对于此示例，我们将在 Microsoft Outlook 中创建一个自定义快速步骤：

1.  将电子邮件移至不同的文件夹

2.  将邮件标记为未读

3.  转发邮件给同事

4.  将邮件标记为重要邮件

下面是我们的设置方法：

1.  从 "主页 "下的 "快速步骤 "标签组中选择 "创建新 "选项。

 

2. 在 "名称 "栏下给你的 "快速步骤 "起个名字（我们将命名为 "演示"）。

3. 在 "行动 "部分的下拉菜单中，首先选择 "移动到文件夹"，然后选择目标文件夹。

4. 点击添加行动按钮，选择标记为未读。

5. 再次，点击 "添加操作"，设置电子邮件转发，并选择转发。

6. 在收件人...字段中，输入你要将电子邮件转发到的电子邮件地址，或从你的地址簿中选择一个。

 

7. 最后，我们要点击添加操作，以包括标志状态。

8. 可以选择，你也可以从下拉菜单中设置一个快捷键。

9. 一旦你准备好了，点击完成。

10. 你可以使用你在快速步骤部分的自定义快速步骤或配置的快捷键。

Microsoft Outlook 一如既往的高效

Microsoft Outlook中的快速步骤证明了Outlook作为专业电子邮件客户端的声誉，使日常工作变得简单。如果你每天需要大量时间处理邮件，它应该能为你节省不少烦恼。